La réussite d’un projet web tel que la création d’un site internet  passe par une planification efficace. La phase de planification se traduit par la construction d’un planning prévisionnel. Ce document de travail fait la jonction entre les objectifs du projet et la façon dont il va être décliné de manière opérationnelle. Quels sont les enjeux du planning prévisionnel ? Comment le créer ?

La définition du planning prévisionnel

En gestion de projet web, le planning prévisionnel est un outil de travail qui permet aux équipes concernées de visualiser la manière dont le projet va s’organiser dans le temps et les différentes étapes à suivre pour atteindre les objectifs.

Parfois appelé calendrier prévisionnel ou rétro-planning, le planning prévisionnel sert à s’assurer que les tâches définies soient réalisées dans les délais. Il comporte les deadlines de chaque tâche et joue donc un rôle de garde-fou dans le pilotage et le suivi de projet.

Une fois le planning en place, le chef de projet web le partage aux collaborateurs. C’est un document de communication et de coordination des équipes, et un élément central de l’essentielle planification de projet

Pourquoi faire un planning prévisionnel ?

Respecter les délais

Dans toute gestion de projet web, le respect des délais est un enjeu majeur.

En effet, le non-respect des délais peut être source de détérioration de la relation avec le client. La plupart du temps, une mauvaise gestion des délais aura aussi un impact financier.

Le planning prévisionnel sert à assurer le respect des deadlines. Non seulement il permet de finaliser le projet dans les temps prévus. Mais il fixe aussi des délais, une date de début et de fin pour chacune des tâches nécessaires à l’accomplissement du projet.

Suivre l’avancée du projet web

Le planning prévisionnel permet de contrôler facilement l’avancée du projet.

En effet, puisqu’il liste les tâches et les délais prévisionnels, le chef de projet web peut à tout moment s’assurer que le projet avance comme prévu et pourra être livré dans les temps.

Eviter les oublis

Toutes les tâches à réaliser figurent dans le calendrier prévisionnel.

Par conséquent, le chef de projet et les équipes peuvent suivre les indications du planning et s’assurer qu’aucune étape ne sera oubliée. Le planning garantit la réalisation des tâches mais aussi le fait qu’elles soient accomplies dans l’ordre prévu.

Mobiliser les ressources

Le calendrier prévisionnel permet au chef de projet web de mobiliser les ressources nécessaires (ressources humaines, matérielles) au bon moment.

Ainsi, il pourra par exemple briefer une équipe sur la tâche qu’elle devra accomplir la semaine suivante.

Réajuster le planning

Avec un rétro-planning, on peut aussi visualiser les dépendances ou les chevauchements entre différentes tâches.

Cette représentation visuelle est très utile pour observer l’impact d’un imprévu (retard, erreur, consignes supplémentaires). De cette manière, le chef de projet web pourra imaginer des solutions alternatives et réajuster la suite du projet.

Comment créer un planning prévisionnel ?

Les étapes préliminaires

Le planning prévisionnel l’étape ultime, l’aboutissement de la planification de projet.

Pour le créer, il faut donc suivre les étapes-clés de la planification :

  • Lister et hiérarchiser toutes les tâches nécessaires à la réalisation du projet web
  • Classer les tâches par ordre chronologique en tenant compte des éventuelles dépendances entre les activités
  • Estimer la durée de chaque tâche et fixer leurs dates de début et de fin
  • Estimer les ressources humaines, matérielles et budgétaires à affecter à chaque tâche et affecter des responsables pour chacune des tâches

La méthode du chemin critique

Le principal objectif du planning prévisionnel réside dans le respect des délais prévus. Pour y parvenir, le chef de projet pourra utiliser la méthode du chemin critique (Critical Path Method).

Elaborée dans les années 1950 par Morgan Walker et James Kelley, cette méthode consiste à :

  • identifier les tâches critiques : les tâches qui doivent absolument être menées séquentiellement et dont dépend l’issue générale du projet
  • identifier le chemin critique, c’est-à-dire la plus longue séquence de tâches à réaliser pour que le projet web soit finalisé dans les temps

Le chemin critique détermine la durée totale du projet. Ensuite, il va servir à piloter l’avancement du projet. Les tâches critiques seront des points de référence. Dès que l’une de ces tâches prend du retard, cela doit alerter le chef de projet qui fera les mises à jour nécessaires pour continuer à respecter la date de fin prévue.

La construction du planning prévisionnel

Le planning prévisionnel prend la forme d’un tableau à plusieurs colonnes.

Dans la première colonne, on va lister les tâches à accomplir, idéalement classées de la plus urgente à la moins urgente. Sous chaque tâche, on ajoute les sous-tâches associées. A chacune des tâches, le chef de projet web attribue un responsable.

Sur le planning prévisionnel doivent également figurer les dates de début et de fin de chaque tâche. Et, enfin, le planning comporte également une colonne « statut » pour indiquer l’avancement de la tâche : à faire / en cours / en retard.

Les outils du planning prévisionnel

Pour construire un planning prévisionnel, le responsable projet web pourra recourir à des outils de planification comme le diagramme PERT et surtout le diagramme de Gantt.

La méthode PERT est utile pour identifier les relations entre les tâches et déterminer les séquences.

Le diagramme de Gantt, quant à lui, permet de visualiser l’état d’avancement d’un projet et de ses différentes tâches.

Créé par Henry Gantt au début du XXème siècle, il est encore aujourd’hui un outil de référence pour créer un planning projet. Dans sa représentation classique, le diagramme de Gantt répertorie, dans la colonne de gauche, les tâches à réaliser. La ligne supérieure correspond aux unités de temps choisies pour suivre le projet (jours, semaines, mois…).
Chaque tâche est représentée visuellement sous la forme d’une barre horizontale. Les extrémités de la barre correspondent aux dates de début et de fin de la tâche.

Ainsi, il est possible de visualiser en un coup d’œil :

  • la liste des tâches
  • les dates de début et de fin ainsi que la durée d’une tâche
  • les éventuels chevauchements entre les tâches et leur durée
  • les dates de début et de fin du projet web dans son ensemble

Le planning prévisionnel est essentiel pour garantir le respect des délais prévus. Il permet au chef de projet de suivre l’avancement des tâches et de piloter le projet web. C’est un outil important pour coordonner le travail des équipes et pallier aux imprévus, et est donc systématiquement établi par les équipes de conduite de projet Web Mediaveille en démarrage de toute prestation.

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