La planification est une étape essentielle à la réussite d’un projet web. Non seulement elle doit garantir le respect des délais et les budgets fixés. Mais surtout elle aide à mettre en place les solutions les plus adaptées à court, moyen et long terme.

De la planification stratégique…

Répondre à des enjeux stratégiques

La conduite d’un projet web revêt à la fois des enjeux stratégiques et opérationnels. Qu’il s’agisse d’une création ou d’une refonte de site web ou de la conception d’un nouveau produit digital, la planification stratégique est une étape incontournable, qui nécessite de savoir comment la réaliser.

En premier lieu, il convient de fixer des objectifs stratégiques en reliant le projet aux objectifs business de l’entreprise. Quels sont les résultats attendus de ce projet web ? S’agit-il de générer du trafic web ? De convertir ses visiteurs en clients ? De vendre en ligne ?

Ensuite, le succès d’un projet web dépend de sa capacité à répondre aux besoins des utilisateurs.
Dans la phase de planification, il convient donc d’intégrer un volet stratégique d’identification des besoins utilisateurs. Et donc, encore en amont, cela passe par une définition précise de la cible : qui sont les utilisateurs finaux ?

Avant de passer à la planification opérationnelle, il convient aussi d’identifier les forces, faiblesses, opportunités et menaces liées au projet. C’est ce qu’on appelle l’analyse SWOT. Cette analyse permet d’évaluer le projet d’un point de vue interne (mission de l’entreprise, qualités intrinsèques, faiblesses supposées) et externe, au regard de son environnement (analyse concurrentielle, attentes du marché, cadre légal,…)

Prendre les bonnes décisions à propos du futur

Selon la formule de Peter Drucker, « la planification stratégique consiste à prendre les bonnes décisions à propos du futur ». En effet, planifier, c’est essayer d’imaginer aujourd’hui ce qui devra répondre aux enjeux de demain.  La planification de projet web doit permettre de trouver et mettre en place les solutions qui aideront à atteindre les objectifs fixés à court, moyen et long terme.La planification ne consiste pas à prévoir mais à préparer l’action. Elle ne concerne pas les décisions futures mais des décisions actuelles. Et elle ne peut pas éliminer complétement les risques. Il faut donc adopter le bon équilibre pour que la planification de projet reste au service de l’action et de l’opérationnel.

… à la planification opérationnelle

La planification stratégique consiste à analyser son environnement (marché, concurrents, typologies de clients ou utilisateurs) et ses forces et faiblesses en interne pour fixer les objectifs du projet. Ces objectifs s’expriment en termes de qualité des livrables, de délai de livraison et de respect du budget.

Ensuite, sur la base de ces éléments, le chef de projet établit un plan d’action et un planning prévisionnel. Cette deuxième phase correspond à la planification opérationnelle. Elle reprend les étapes de la planification projet habituelles :

  • Découper le projet en tâches
  • Hiérarchiser les tâches
  • Ordonnancer les activités
  • Estimer une durée pour chaque tâche
  • Allouer des ressources à chaque activité
  • Partager le planning projet, lancer la production et piloter le projet

Peut-on tout planifier dans un projet web ?

Les limites de la planification

Le champ de la planification est très vaste. Il s’agit de concevoir dès le départ une vision d’ensemble du projet, étape par étape.

Dans le cadre de projets digitaux, le modèle classique de planification utilisé est le modèle en cascade (ou modèle Waterfall). Ce modèle repose sur une approche linéaire, séquentielle, avec ses 6 phases consécutives :

  1. Définition des besoins
  2. Design du produit
  3. Exécution
  4. Intégration et tests
  5. Déploiement
  6. Maintenance

Cependant, ce modèle présente deux grandes limites :

  • Toutes les tâches sont planifiées en amont du projet, avec un ordonnancement précis. Lorsqu’un événement imprévu se produit, cela impacte l’ensemble du projet, entraînant des pertes de temps et des coûts supplémentaires.
  • Au moment de la planification, le chef de projet fait des spécifications. Mais, quand il planifie, il le fait avec les informations dont il dispose à l’instant t, sans visibilité concrète sur l’avancement du projet. Il peut donc arriver que ses spécifications soient abstraites et compliquées à comprendre pour les collaborateurs concernés.

Planification de projet et méthodes agiles

Pour répondre aux limites de la planification de projet « classique », des méthodologies agiles se sont développées, surtout depuis le milieu des années 1990. Les méthodes agiles, comme la méthode SCRUM, ne fonctionnent pas selon un « grand plan » préétabli. Elles reposent sur une plus grande implication du demandeur du début à la fin du projet et s’appuient sur un cycle de développement itératif, incrémental et adaptatif.

Concrètement, au lieu de tout planifier, l’équipe projet constitue un catalogue de tâches. Lors d’un premier meeting, les équipes vont sélectionner une portion du travail à réaliser, fixer une durée et allouer des ressources.

Pendant quelques jours, les équipes projet travaillent sur cette phase. C’est ce qu’on appelle un sprint.

A la fin du sprint, le responsable projet fait un bilan avec le demandeur et les équipes. Eventuellement, des tests sont pratiqués sur une V1, si elle est disponible.

A chaque sprint, l’équipe renforce ses connaissances et sa vision du produit final. Les feedbacks du client viennent aussi nourrir la réflexion sur le projet. Sur cette base, l’équipe projet planifie le prochain sprint. Et ainsi de suite.

Dans un projet web, les méthodes agiles présentent deux avantages. Elles accélèrent la livraison du MVP (Minimum Viable Product), une version minimale du produit final regroupant les fonctionnalités essentielles. Elles permettent aussi de maîtriser davantage les risques et les changements en cours de projet.

La planification est importante d’un point de vue stratégique et opérationnel, mais il faut savoir se laisser des marges de manœuvre pour pallier à tout imprévu sans s’éloigner des objectifs.

A ce titre, les équipes de conduite de projet Web Mediaveille sont sensibilisées à la fois aux méthodes de planification et à la souplesse nécessaire qu’il convient d’adopter pour atteindre les objectifs fixés.

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