La planification de projet est une étape essentielle de la gestion de projet. Elle consiste à définir les modalités pratiques de réalisation du projet (tâches, délais, ressources,…).Un projet bien planifié aura plus de chances d’atteindre ses objectifs. Comment s’organiser concrètement ? Quelles sont les 6 étapes de la planification d’un projet ?

Etape #1 : découper le projet en tâches

La première étape de la planification de projet web consiste à découper le projet en autant de tâches que nécessaire pour le réaliser.

Au démarrage du projet, l’ampleur du travail à accomplir peut paraître considérable. Le découpage en tâches fait entrer le projet dans le concret et permet d’entamer le glissement du stratégique vers l’opérationnel.La phase de découpage est une opération très délicate. En effet, le moindre oubli peut mettre en péril l’ensemble du projet.

Le découpage peut s’opérer selon les modalités suivantes :

  • 1. Lister les tâches principales, indispensables à la réalisation du projet
  • 2. Pour chaque tâche listée, procéder par déduction et induction pour déterminer si elle requiert des tâches préalables ou implique des tâches ultérieures. Ainsi, on obtiendra une liste de tâches exhaustive.

Etape #2 : hiérarchiser les tâches

Une fois la liste de tâches établie, l’étape suivante consiste à ordonner les tâches définies. En premier lieu, il s’agit de procéder aux regroupements nécessaires. Dans la liste de départ, il est probable que certains items ne soient en réalité que des sous-tâches d’une tâche plus large.

Il faut donc réaliser un nouveau découpage en 2 temps :

  • 1. Définir les tâches prioritaires
  • 2. Affecter à chaque tâche prioritaire les sous-tâches associées

Pour réussir cette étape, le chef de projet web pourra utiliser la méthode WBS (Work Breakdown Structure), qui vise à structurer un projet en le décomposant en plusieurs niveaux hiérarchiques. Cette méthodologie permet de visualiser l’architecture globale d’un projet (sous forme d’organigramme ou de mindmap) et d’identifier d’éventuels oublis.

Etape #3 : ordonnancer les tâches

L’ordonnancement vise à définir l’ordre de réalisation des tâches par les équipes projet. Pour cela, il faut d’abord relier les tâches entre elles en créant des séquences chronologiques. Pour chaque tâche, il convient de définir la tâche qui la précède et celle qui lui succède.

Mais l’ordonnancement ne se résume pas à créer des séquences. Il sert aussi à déterminer les liens de dépendance entre les tâches. En effet, si deux tâches sont totalement indépendantes, les équipes pourront les réaliser en parallèle. A l’inverse, les tâches qui présentent un lien de dépendance devront être accomplies consécutivement.

Pour cette étape, le chef de projet web pourra s’appuyer sur deux outils incontournables en gestion de projet : le diagramme PERT et le diagramme de Gantt. Le diagramme PERT permet d’analyser les relations entre les tâches et de réaliser des séquences de tâches. En complément, le diagramme de Gantt représente visuellement l’état d’avancement des différentes tâches qui composent le projet.

Etape #4 : définir une durée pour chaque tâche

Cette quatrième étape répond à une exigence de gestion des délais. En effet, beaucoup de projets web échouent car ils sont livrés trop tard. Pour éviter cet écueil, il convient de déterminer la durée prévisionnelle de chaque tâche, en tenant compte évidemment des dépendances.

Là encore, le diagramme de Gantt offre des possibilités intéressantes. En effet, il permet de visualiser :

  • Les tâches à réaliser
  • Les dates de début et de fin de chaque tâche
  • Les dates de début et de fin de chaque tâche
  • Les chevauchements éventuels entre plusieurs tâches
  • Les dates de début et de fin du projet

C’est donc un outil indispensable pour fixer les deadlines mais aussi pour aider à les respecter et à finaliser le projet dans les temps impartis.

Etape #5 : affecter les ressources à chaque tâche

L’architecture globale du projet web et les relations entre les tâches étant établies, il va maintenant falloir allouer les ressources nécessaires à la réalisation de chaque tâche.

En premier lieu, il convient de lister l’ensemble des ressources humaines et matérielles à mobiliser sur le projet. Mais il faudra aussi prendre en compte un certain nombre de contraintes. Par exemple, on considérera le nombre d’heures disponibles qu’un collaborateur pourra consacrer à une tâche.

Une fois toutes les ressources listées, le chef de projet les affecte aux tâches concernées.

Etape #6 : Partager le planning projet et piloter le projet

La planification de projet web ne sert pas uniquement à élaborer un plan. C’est aussi un outil de communication et de coordination des équipes. Par exemple, un projet tel que la création d’un site Web implique de multiples ressources internes et externes à l’entreprise. Par conséquent, lorsque le planning prévisionnel du  projet est établi, il doit être accessible à l’ensemble des collaborateurs concernés. Ce partage leur permet d’avoir une vision globale du projet et de mieux comprendre leur rôle dans sa réalisation.

Le suivi et le pilotage du projet sont également deux aspects essentiels en gestion de projet. C’est pourquoi, à ce stade, il est recommandé d’utiliser un logiciel de gestion de projet. Ce type d’outil favorise le partage du planning (éventuellement avec des droits d’accès différents selon le niveau d’intervention) mais aussi le suivi et le pilotage.

Asana, Trello ou encore BubblePlan, de nombreux outils de planification et de suivi de projet permettent de :

  • comparer l’avancée réelle du projet aux prévisions du planning
  • ajuster un projet en cours en visualisant l’effet des modifications
  • assurer une communication optimale entre les participants du projet

La réussite d’un projet web passe forcément par une planification très rigoureuse. Les 6 étapes ci-dessus constituent une base solide pour assurer le succès d’un projet. Mais, seul, le planning ne suffit pas. Il appartient au chef de projet et aux équipes de se l’approprier et de le faire vivre pour atteindre les objectifs fixés en amont.

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