La planification de projet est une étape cruciale de la gestion de projet web .
Le chef de projet doit organiser parfaitement les différentes phases du projet afin de garantir la qualité du livrable, le respect des délais et la maîtrise des ressources.

La planification de projet : définition

En pilotage de projet, la planification est la démarche qui consiste à définir comment un projet va être réalisé, dans quel laps de temps et avec quelles ressources. Son importance est capitale.
L’une des finalités de la planification de projet est l’élaboration d’un planning prévisionnel. Cependant, la planification ne se résume pas à la création du planning.

Une fois les objectifs fixés, la planification de projet se compose de 6 grandes étapes :

  • Découper le projet global en tâches et identifier les livrables
  • Hiérarchiser les tâches et les décomposer en sous-tâches
  • Ordonnancer les tâches
  • Estimer la durée de chaque tâche
  • Affecter les ressources nécessaires à la réalisation de chaque tâche
  • Elaborer le planning prévisionnel, le partager aux équipes concernées et piloter le projet

Pourquoi la planification de projet est-elle incontournable ?

Eviter l’échec du projet

Le premier objectif de la planification de projet est très simple : éviter l’échec du projet.
Dans la pratique, de nombreux projets se soldent par un échec. C’est ce qui ressort d’une étude américaine sur la gestion de projet

  • 18% des projets échouent totalement : soit le projet est annulé avant d’être finalisé ou alors le projet est livré mais n’est jamais utilisé
  • 43% des projets sont livrés mais ne respectent pas les objectifs initiaux en matière de délais, de budget ou de qualité du livrable.
  • Seuls 39% des projets vont à leur terme en répondant aux objectifs initiaux.

Et le taux d’échec augmente à mesure que les projets se complexifient.

Prévenir les principales causes d’échec

La réussite ou l’échec d’un projet se mesurent à travers 3 grands critères :

  • La qualité du livrable
  • Le délai de livraison
  • La maîtrise des ressources

La planification de projet vise à créer en amont les conditions de succès du projet.

Pour que le projet soit finalisé dans les temps impartis, dans le respect des ressources allouées et que le livrable réponde aux objectifs, le chef de projet s’efforce d’anticiper et éviter les causes d’échec les plus fréquentes :

  • Des objectifs de départ inadaptés ou insuffisamment clairs
  • Un changement d’objectifs en cours de projet
  • Des risques non identifiés
  • Une mauvaise estimation du temps nécessaire à la réalisation des tâches
  • Une estimation erronée des ressources allouées à chaque tâche
  • Un manque de coordination entre les équipes
  • Une mauvaise conduite du changement

Coordonner les équipes

La planification de projet répond à un objectif de coordination des équipes.
En effet, la plupart des projets nécessitent la participation d’équipes transversales.
Par exemple, un projet digital comme la création d’un site web mobilisera à la fois des équipes marketing, SEO, informatiques. Parfois, le projet nécessitera aussi l’intervention de partenaires externes

L’un des enjeux de la planification projet consiste donc à créer les conditions optimales pour :

  • garder toutes les parties prenantes impliquées
  • tirer le maximum de chacun des participants

En proposant une vision d’ensemble du projet, le planning projet renseigne chacun sur sa contribution à l’œuvre collective. Elle assure aussi que les priorités, les contraintes et les modalités d’intervention de tous les participants soient intégrées dès le départ.

Maîtriser les deadlines du projet

40% des projets sont livrés en retard (Source). Une bonne planification permettra que la livraison ait lieu dans les délais prévus.

En principe, au démarrage d’un projet, on fixe des objectifs temporellement définis. Par exemple, dans le cadre d’un projet web, on décide que le nouveau site devra être en ligne dans 6 mois. La planification de projet intègre cette deadline. Elle doit donc se matérialiser par un planning prévisionnel qui corresponde à la date choisie.

Parfois, lorsqu’on regarde le projet dans son ensemble, la date butoir peut sembler proche. En phase de planification, le chef de projet et les équipes vont donc « découper » le projet et le structurer en un certain nombre de tâches et de sous-tâches.

La Work Breakdown Structure (WBS) est la structure hiérarchique des tâches du projet. Non seulement elle consiste à diviser le projet en différentes activités mais elle intègre aussi les dépendances entre les tâches.

Pour suivre l’avancée du projet, on pourra ensuite utiliser des outils d’ordonnancement comme le diagramme de Gantt ou le diagramme PERT. Ces représentations permettent de visualiser les tâches, les ressources associées, la nature des livrables et les jalons du projet. En mobilisant ces outils, la planification de projet vise à garantir le respect de la deadline projet mais aussi le respect de délais précis pour les différents jalons.

Identifier les risques et prévoir des plans de rechange

Le nombre de projets qui échouent montre bien que la plupart des projets ne se déroulent pas comme prévu. Planifier, c’est non seulement avoir un plan mais aussi anticiper et savoir prévoir des plans de secours. Autrement dit, la planification projet doit permettre de se remobiliser et de réajuster le projet en fonction des aléas.

C’est pourquoi le découpage des tâches, l’ordonnancement et les jalons sont essentiels. A condition que le chef de projet maîtrise la gestion des risques. Les outils de planification contribuent à un suivi très fin de l’avancée du projet. Ils sont une aide précieuse en matière de pilotage du projet.

Mais planifier en identifiant les principaux risques et en ayant déjà un « plan B » est indispensable pour éviter les blocages et/ou minimiser leur impact. Une bonne planification est un facteur-clé de succès en gestion de projet. Elle permet de tenir les deadlines, de maîtriser les ressources et d’identifier les points de blocage potentiel. C’est aussi un outil essentiel de communication et de coordination des équipes.

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