Un projet web se déroule en plusieurs étapes : planification, exécution, suivi… Pendant la phase d’exécution, il faut s’assurer que les actions menées génèrent les performances attendues. C’est l’objet du pilotage de projet.  Que signifie piloter un projet web ? Quelles sont les actions concrètes de pilotage de projet ?

Qu’est-ce que le pilotage d’un projet web ?

Piloter un projet web consiste à s’assurer que le projet se déroule conformément au planning prévisionnel et aux objectifs fixés.  Pour cela, il faut récolter et analyser des données tout au long de l’exécution du projet.

Sur la base de ces éléments, on s’assure que l’avancée du projet correspond aux indications du cahier des charges.

Dans le cadre d’un projet web, cette analyse porte essentiellement sur 3 éléments :

  • La qualité des livrables
  • Le respect des délais
  • La maitrise du budget

Dans le cas où le collaborateur qui supervise le projet constate un écart entre les performances réelles et les performances attendues, il prendra les mesures correctives nécessaires pour remettre le projet en phase avec ses objectifs initiaux.

Pourquoi est-il indispensable de piloter un projet web ?

La création ou la refonte d’un site web répondent à des enjeux très forts pour les entreprises.  Non seulement la présence digitale influe sur la notoriété et l’image de la marque mais elle a aussi un impact important en termes de performances économiques. En outre, les projets digitaux sont des projets complexes. Il font souvent appel à des prestataires externes qu’il faut briefer et coordonner.

En principe, la planification vise à réduire les risques d’échec à travers la répartition des tâches, l’allocation des ressources et la mise en place du planning prévisionnel. Mais, même un projet très bien planifié n’est pas à l’abri des imprévus. Dans ce cas, il faut savoir s’adapter en conséquence.

Le pilotage de projet permet par exemple :

  • de réajuster le planning en fonction de retards ou de nouvelles contraintes
  • d’allouer de nouvelles ressources sur la base des éléments analysés

Qui pilote le projet web ?

Le pilotage d’un projet au quotidien est la mission du chef de projet web. Il joue un rôle de chef d’orchestre entre les différentes parties prenantes du projet (direction, services concernés, prestataires extérieurs,…).

Il lui appartient de s’assurer que le site web répondra parfaitement aux besoins des utilisateurs, mais aussi qu’il sera livré dans les temps et sans dépassement de budget.

Pour des projets plus conséquents, il est fréquent de créer un comité de pilotage auquel le chef de projet doit référer pour les décisions importantes.

Quelles sont les étapes du pilotage de projet ?

Définir les indicateurs de performance et de suivi

Pour piloter efficacement un projet, il faut fixer en amont des objectifs mesurables. Et il faut aussi définir les indicateurs-clés de performance (KPI) nécessaires pour évaluer les performances.  En amont de l’exécution, dans le cahier des charges, le chef de projet doit établir une liste de KPIs qui lui permettront de suivre l’avancement du projet.

Suivre l’avancée du projet

La première mission du chef projet est une activité de suivi. Au quotidien, il s’assure que chaque étape se déroule selon le planning prévisionnel. Pour cela, il utilise des outils de planification de projet comme le diagramme de Gantt afin d’avoir une vue d’ensemble du projet et la représentation visuelle des différentes tâches à accomplir.

Déclencher des actions préventives

Si le chef de projet web se rend compte, grâce aux indicateurs dont il dispose, que le projet s’écarte des objectifs, il peut mettre en place des actions préventives.  Par exemple, une tâche critique présente un taux d’avancement de 30% alors que la deadline approche. Dans ce cas, le chef de projet pourra décider d’allouer des ressources supplémentaires pour finaliser la tâche dans les temps.

Prendre des mesures correctives

La conduite de projet web s’accompagne souvent d’imprévus. Si le responsable projet n’a pas pu anticiper, il doit se montrer réactif dans le gestion des imprévus.  Par exemple, si un prestataire rend un livrable qui ne donne pas satisfaction, il convient de rectifier le tir, de trouver une solution alternative et de réajuster le planning si besoin.

Intégrer les demandes de changement

Dans certains projets web, il peut aussi arriver que la direction ou le responsable du service concerné demande une modification alors que le projet est en cours d’exécution.  Dans ce cas, le chef de projet est contraint de réajuster le planning et, peut-être, d’affecter des ressources complémentaires

Assurer la coordination des équipes

Piloter un projet, c’est aussi assurer la communication auprès de toutes les parties prenantes et la coordination des équipes de production. Pour cela, le chef de projet centralise et tient à jour l’ensemble des documents liés au projet : planning, cahier des charges, retours des prestataires, feedbacks des bêta-testeurs,…

Quels outils pour piloter un projet web ?

Le cahier des charges

Le cahier des charges a valeur contractuelle entre l’entreprise et son prestataire. Durant la phase d’exécution, le chef de projet va donc s’assurer que l’exécution des tâches répond bien aux spécifications fonctionnelles, techniques et graphiques définies dans ce document.

Les outils de planification

Un outil de planification comme le diagramme de Gantt sert aussi à suivre l’avancée du projet. Il permet également de réajuster le planning en cas de retards, d’imprévus ou de nouvelles contraintes.

Le tableau de bord 

Le tableau de bord (dashboard) est un outil pratique qui permet de centraliser, visualiser, suivre et analyser toutes les données nécessaires au pilotage du projet. Il comprend les différents KPI reliés aux objectifs fixés.

Le dashboard répond à deux grands objectifs :

  • suivre les écarts entre le prévisionnel et le réal
  • évaluer l’avancement des différentes étapes.

Pour cela, il agrège les données des équipes sur l’avancement des tâches et fournit les KPI indispensables à un pilotage efficace :

  • Le ratio entre le temps de travail réalisé et le temps de travail planifié
  • Le pourcentage d’achèvement du projet et de chaque tâche
  • Le taux d’utilisation du budget
  • Le nombre de points de blocage à résoudre

Le pilotage est une pratique indispensable pour maintenir la bonne dynamique d’un projet web. Il permet de faire en sorte que les objectifs seront bien atteints et aussi d’assurer une coordination optimale entre les équipes, notamment dans le cadre d’une collaboration avec des prestataires externes.

C’est dans cet optique que les équipes de conduite de projet Web Mediaveille interviennent , afin d’assurer que votre projet arrive à terme et réponde aux objectifs fixés.

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